تعتبر رسالة الشكوى الرسمية من أنواع الرسائل التي يتوجه فيها الموظفون إلى أحد المسؤولين عنهم، وعادةً ما يتمّ إرسال هذه الرسائل بهدف التظلم لحدثٍ معين، أو الاعتراض على قرارٍ صدر من قبل هؤلاء المسؤولين، ولكتابة رسالة الشكوى الرسمة خطواتٌ مهمةٌ يجب معرفتها واتباعها حتّى تظهر الرسالة بشكلٍ لائقٍ، وتكون قادرةً على إيصال وجهة نظر مرسلها تبعاً للقوانين والتعليمات المعمول بها في المؤسسة، وفي هذ المقال سنذكر كيفيفة كتابة رسالة شكوى رسمية.
قواعد كتابة الشكوى الرسمية قم باتباع القواعد التالية عند قيامك بكتابة شكوى رسمية:
تقديمها خلال فترةٍ زمنيةٍ معينة، والحرص على تقديمها للجهات المختصة بذلك. كتابة معلوماتٍ صحيحةٍ، والابتعاد عن الكذب وأقاويل الافتراء، حيث إنّ الجهات المسؤولة ستأخذ المعلومات الواردة في الرسالة على محمل الجد.
إرسال الشكوى بصفةٍ شخصية، أو بإحدى الصفات الآتية:
وكيل، أو وصي، أو وليَ، حيث لا يتمّ قبول الشكاوي المرسلة من قبل أطرافٍ لا علاقة لها بالموضوع. الابتعاد عن اللهجة العامية، أو الاختصارات، كذلك من المهم الحرص خلو الشكوى من الأخطاء الإملائية والطباعية، واستخدام قواعد اللغة المكتوبة بها الشكوى بالشكل الصحيح، حتّى يستطيع قارئها فهم ما يرد فيها. الابتعاد عن الكتابة اليدوية، إذ يفضل طباعة الشكوى، واختيار خط بحجم ولون مناسبين.
محتوى رسالة الشكوى الرسمية تحتوي رسالة الشكوى على العديد من الأمور المهمة وهي:
اسم الجهة المختصة التي ستصل لها الرسالة:
إذ يُكتب الاسم بصورةٍ دقيقةٍ ومحددة، وعادةً ما يكتب في النصف الأعلى من الصفحة، وعند توجيه الرسالة إلى جهةٍ معينةٍ يجب أن تبدأ بذكرها، مثل: لدى دائرة ...، أو لدى محكمة ...، أو لدى إدارة قسم ...، وفي حال كانت موجهةً لشخصٍ يذكر منصبه الوظيفي، أو حالته الاجتماعية، مثل:
السيدة، أو سعادة، أو عطوفة. اسم المشتكي: على صاحب الشكوى أن يكتب اسمه رباعياً، بالإضافة إلى رقم بطاقته الشخصية، وتاريخ ميلاده، وعنوان سكنه بشكلٍ مفصلٍ وواضحٍ، بالإضافة إلى رقم هاتفه، ومكان عمله، ومن المهم أيضاً أن يحدد صفته في الشكوى هل هي صفةٌ شخصيةٌ، أم وكيل، أم غير ذلك. اسم المشتكى عليه:
يكتب الاسم الرباعي للمشتكى عليه، بالإضافة إلى جميع المعلومات التعريفية الخاصة به، نحو عنوان سكنه، ورقم هاتفه، ومكان عمله وطبيعته، وذلك حتّى تتمكن الجهات المختصة من الوصول إليه.
موضوع الشكوى: يذكر في هذا الجزء موضوع الشكوى التي سيتمّ إرسال الرسالة من أجلها، ومن المهم أن يكون العنوان بسيطاً ومختصراً.
واقعة الشكوى: في الجزء هذا تكتب الشكوى بشكلٍ مفصل، ويفضل كتبابتها بطريقةٍ معبرة، وفي ذات الوقت يجب أن تكون مختصرةً وتذكر أهمّ المواضيع، مثل: تاريخ حدوث واقعة الشكوى، وذكر أسماء الشهود في حال وجودهم، بالإضافة إلى إرفاق البيانات التي تدلّ على صحة الشكوى، وينصح عندما تكون الوقائع كثيرة وطويلة أن تكتب على شكل فقراتٍ مقسمة.
الطلب:
ويقصد به الهدف من إرسال رسالة الشكوى.
التاريخ: وهو تاريخ كتابة الرسالة.
عبارة الاحترام:
تكتب هذه العبارة بعد الانتهاء من كتابة الشكوى، ويذكر فيها إحدى عبارات الاحترام المعروفة، مثل:
مع الاحترام، أو مع كامل الاحترام والتقدير، وتكتب تحت نص الشكوى في منتصف الصفحة.
التّوقِيع:
ويكون من خلال كتابة الاسم الرباعي من جديد، والتوقيع بخط اليد، وذلك في الجهة السفلية اليسرى من الصفحة، وتحت عبارة الاحترام.
