في بداية القرن الماضي ابتكر المهندس الفرنسي هنري فايول المبادئ الأولى لنظرية الإدارة في القانون الإداري بناءً على خبرته، حيث طور العديد من النظريات التي لا تزال صالحة حتى اليوم. وفي ذلك الوقت، لم يكن لدى المديرين تدريب رسمي. ومع ذلك، أدى التعقيد المتزايد للمنظمات إلى الحاجة إلى إدارة محترفة. خمس وظائف إدارية يشتهر هنري فايول عالميًا بمبادئه العامة للإدارة التي لا تزال تعتبر ذات صلة في مؤسسات اليوم. وتركز هذه الوظائف الخمس على العلاقة بين الموظفين والإدارة وتوفر نقاطًا مرجعية لحل المشكلات الإبداعي. وهذه الوظائف هي كالتالي:
إدارة التخطيط: وفقًا لهنري فايول، فإن تطوير خطة عمل جيدة هو من أعقد وظائف الإدارة الخمس. وهذا يتطلب مشاركة فعّالة من المنظمة بأكملها. ومن حيث التوقيت والتنفيذ، يجب ربط مستويات مختلفة من التخطيط والتنسيق، حيث يجب أن تأخذ الخطة في الاعتبار الموارد المتاحة للمؤسسة ومرونة قوتها العاملة، حيث سيضمن ذلك الاستمرارية.
الوكالات الإدارية: لا يمكن للمؤسسة أن تعمل بشكل جيد إلا إذا كانت منظمة بشكل جيد. وهذا يعني أنه يجب أن يكون هناك ما يكفي من رأس المال والموظفين والمواد الخام حتى تتمكن المنظمة من العمل بسلاسة ويمكن إنشاء هيكل أعمال جيد. إن الهيكل التنظيمي مع تقسيم جيد للعمل والمهام أمر ضروري. ومع زيادة عدد الوظائف، ستتوسع المنظمة أفقيًا وعموديًا هذا يتطلب نوعا مختلفا من القيادة التنظيم هو وظيفة مهمة من وظائف الإدارة الخمس.
التوظيف: يتضمن تعيين موظفين جدد والحفاظ على قوة عاملة مناسبة للمنظمة على المستويين الإداري وغير الإداري، حيث إنها تنطوي على عملية التوظيف والتدريب والتطوير وتعويض وتقييم الموظفين والحفاظ على القوى العاملة بالحوافز والتحفيز المناسبين.
نظرًا لأن العامل البشري هو أهم عامل في عملية الإدارة، فمن المهم تعيين الأشخاص المناسبين. "تتمثل وظيفة إدارة الموظفين في إدارة الهيكل التنظيمي من خلال الاختيار المناسب والفعّال وتقييم وتطوير الموظفين لأداء الأدوار المصممة في الهيكل التنظيمي.” هذه الوظيفة أكثر أهمية لأن الناس يختلفون في الذكاء والمعرفة والمهارات والخبرة والحالة البدنية والعمر والسلوك، مما يعقد الوظيفة. ولذلك، بالإضافة إلى القدرات الفنية والتشغيلية، يجب على الإدارة فهم البنية الاجتماعية والنفسية للقوى العاملة.
التوجيه الإداري: تشمل الإدارة وظائف توجيه القيادة، وضمان الاتصال الداخلي والرقابة الإدارية بحيث يقوم الموظفون بتنفيذ أنشطتهم بأكثر الطرق فعالية لتحقيق الأهداف المرجوة.
الرقابة الإدارية: تتكون وظيفة الرقابة الإدارية من خلال النشاطات التي يتم القيام بها للتأكد من أن الأحداث لا تنحرف عن الخطط المرتبة مسبقًا.
