قد تبدو كتابة المقترحات أمرًا صعبًا. لذلك، يلزمك أن تكون مقنعًا وتجعل الناس ترى سبب وجاهة فكرتك، لكنك، في نفس الوقت، لا تريد أن يعتقد الناس أنك تجبرهم على الاتفاق معك. فاتبع هذه الإرشادات البسيطة لتجعل مقترحاتك فعالة دون توجيه إلحاح شديد.

ابدأ بملخص. يبدو ذلك غريبًا، أليس كذلك؟ لكن، في الواقع، ما نسميه ‘executive summary’ ما هو إلا الجزء الأول من مقترح، ومثله مثل جملة العنوان، ينبغي أن يعطي فكرة عن المقترح دون الخوض في معلومات تفصيلية كثيرة. فوظيفة هذا القسم هي أن تجعل القارئ يرغب في قراءة بقية المقترح.

حدد المشكلة أو الحاجة واذكرها بوضوح. المقترح الجيد يحل مشكلة حقيقية. أما إذا لم يكن هناك مشكلة أو حاجة، فلِمَ ترغب في اقتراح شيء؟ إذا لم تذكر ما هي المشكل التي ستعمد إلى حلها، فلن يكون هناك سبب يدفع القارئ إلى مواصلة القراءة.

والآن بالنسبة للجزء الشيق في الموضوع: اشرح كيف ستحل المشكلة. عند شرح الحل الذي ستقدمه، اربط كل جزء منه بكيفية حله للمشكلة. فذلك، سيساعد في إظهار مدى فعالية الحل الذي تطرحه. بيِّن النتائج التي تتوقعها باستخدام أرقام واضحة، واشرح كيف توصلت إلى هذه النتائج. كذلك، يجب أن تكون مستعدًا لشرح خطة الطوارئ التي أعددتها إذا ما حدث خطئ ما.

بعد ذلك، حدد بوضوح الموارد التي ستحتاج إليها من حيث المال والأفراد والوقت. واربط ذلك ثانية بالمشكلة، وبيِّن كيف تعد قيمة الحل الذي تطرحة لحل المشكلة أعلى من التكاليف التي يتطلبها، على سبيل المثال:

“My new system will cost £10,000 to develop but it will save the company £100,000 over the next three years.”

حان الوقت الآن لوضع خاتمة للمقترح. راجع بسرعة النقاط الأساسية في المشكلة، وكيف ستحلها، والسبب في أن الحل الذي تطرحه يستحق التكلفة.

تذكر: كن صادقًا. ‏وضح قيمة خطتك وسيسعد الأفراد بقبول مقترحك.