يجب أن يتضمن هذا المستند جميع الملفات المتعلقة بأوراق اعتماد الموظف ومؤهلاته وجنسيته وحالته الإدارية. يتم تسجيل هذه الوثائق وترقيمها وتصنيفها بشكل مستمر. ويُستخدم ملف الإدارة فقط لإدارة المسار الوظيفي للموظف قرارات تحديد مسؤوليات رؤساء المؤسسات التعليمية يجب ألا تحتوي المستندات الإدارية على أي ملاحظات تتعلق بآراء الفرد السياسية أو النقابية أو الدينية.

 

المادة 95 تعود صلاحية تعيين الموظفين إلى السلطة المخولة بموجب القوانين واللوائح السارية. والمادة 96: يجب إخطار الموظفين بجميع القرارات المتعلقة بالوضع الإداري للموظفين وتنشر جميع القرارات الإدارية بما في ذلك التعيين والتعيين والترقية وإنهاء وظائفهم وما إلى ذلك في نشرة المؤسسات أو الأجهزة الإدارية ذات الصلة المعلنة. ويتم تحديد محتوى وخصائص هذه النشرة من خلال اللوائح وتنص المادة 93 على ما يلي: تنشئ السلطة التنفيذية ملفاً إدارياً لكل موظف.

 

تعريف ملف الموظف: هو الملف الأساسي للموظف الذي يحتوي على تاريخ الانتماءات من التقدم للوظيفة إلى المقابلات ووثائق إنهاء الخدمة. وعادةً ما يتم تخزين البيانات الشخصية للموظفين في خزانة ملفات مغلقة ومقاومة للحريق يمكن لموظفي الموارد البشرية الوصول إليها. وتعتبر خصوصية معلومات الموظف في البيانات الشخصية ذات أهمية قصوى. ومن بين جميع ملفات الموظفين التي تحتفظ بها الشركة، غالبًا ما يتم الوصول إلى ملفات الموظفين يومًا بعد يوم من قبل أصحاب العمل أو المشرفين أو موظفي الموارد البشرية للحصول على المعلومات.

 

محتويات ملفات الموظفين:

 

فيما يلي توصيات بخصوص بيانات المستندات التي يجب على أصحاب العمل الاحتفاظ بها في ملفات الموظفين الشخصية وهي كالتالي:

 

خبرة في العمل.

 

طلب وظيفي.

 

السيرة الذاتية.

 

خطاب مرفق بالسيرة الذاتية يصف الوظيفة التي تتقدم لها.

 

المسمى الوظيفي.

 

سجلات التحليل الوظيفي.

 

كتاب التعيين أو عقد العمل.

 

اتفاقية وكالة توظيف أو وكالة مؤقتة، معلومات الاتصال في حالات الطوارئ.

 

على سبيل المثال، أي عقود أو اتفاقيات مكتوبة أو إيصالات أو إقرارات بين أصحاب العمل والموظفين (مثل اتفاقيات عدم المنافسة أو عقود العمل أو الاتفاقيات المتعلقة بالمركبات التي توفرها الشركة). وتشمل نماذج الوظائف الرسمية: طلبات النقل والترقية، طلبات العمل الداخلية أي بيانات أخرى مسجلة تتعلق بالعمل.