يلجأ بعض الموظفيّن والأفراد الذين يتعرّضون لضررٍ مُعيّن في نطاقِ بيئة مُؤسّسةٍ ما إلى تقديم شكوى إداريّة إلى الإدارة الفرعيّة أو العامّة، وتُكتبُ الشّكوى الإداريّة بالاعتمادِ على التَقيُّد بالآتي:

 تقديم الشّكوى الإداريّة: يحقُّ لكل فردٍ يعملُ، أو يتعاملُ مع مُؤسّسةٍ ما أن يُقدّمَ شكوى إداريّة، سواء أكان مُوظّفاً إداريّاً أو مُوظّفاً عاديّاً، أو من العُملاء المُباشرين، أو المُستهلِكين والزّبائن الذين يتعاملون مع المُؤسّسة للمرّة الأولى.

موضوع الشّكوى الإداريّة:

عادةً يجبُ كتابة الشّكوى الإداريّة بتوجيهها باسم المُدير، أو المسؤول عن المُوظّفين، ومن ثمّ كتابة الموضوع والأسباب المُؤدّية إلى كتابةِ الشّكوى.

 من الأمثلة حول موضوعات الشّكاوى الإداريّة:

 إلى السّيد المدير:

 تقديمُ شكوى بسبب التعرّض للضّرر والإيذاء، من قبل: (اسم الشّخص المُشتَكى عليه) أثناء العمل، وضمن الدّوام الرسميّ.

 إلى السّيد رئيس قسم الحاسوب:

 طلبُ تقديم شكوى بسبب وجود ضعفٍ في كفاءةِ جهاز الحاسوب المُستخدَم، ويرجى تغييره حتى يتمّ العمل بطريقة صحيحة.

 نصّ الشّكوى الإداريّة:

هو النصُّ الذي يحتوي على كافّة تفاصيل الشّكوى الإداريّة، وخصوصاً الأسباب التي أدّت إلى كتابتها، والدّوافع المُرتَبِطة بالحادث الذي وقع، ويجب كتابةُ جميع الحيثيّات المُرتَبِطة بالسّبب الرئيسيّ للشّكوى، دون إغفال أيّ شيءٍ يدعمُ من موقف المُشتكي ويضمن له الحصول على حقّه في حال كانت الشّكوى مُوجّهة ضدّ شخص بعينه.

 الفقرة الأخيرة في الشّكوى الإداريّة:

هي نهايةُ نصّ الشّكوى الإداريّة، والتي تحتوي على مجموعةٍ من المُلاحظات التي تُؤكّد حقّ المُشتكي في تقديمِ الشّكوى، ممّا يُساعدُ على إمكانيّةِ العمل على أخذِ موضوع الشّكوى بعين الاعتبار.